Tutorial Reception

Tutorial: Empfang / Reception

Willkommen zur Bedienungsanleitung für die Hotelsoftware im Bereich Empfang. Dieses Handbuch bietet Ihnen eine umfassende Anleitung zur Nutzung der Software, insbesondere in Bezug auf die Erstellung von Angeboten, Reservierungen, Rechnungsmanagement und Buchungen. Ziel ist es, Ihnen die Bedienung der Software zu erleichtern und Ihnen alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, um einen reibungslosen Ablauf an der Rezeption zu gewährleisten.

Zielgruppe

Diese Anleitung richtet sich an Mitarbeiter im Empfangsbereich von Hotels, die mit der Hotelsoftware arbeiten. Dazu gehören Empfangsmitarbeiter, Manager und andere Personen, die für die Verwaltung von Reservierungen, Gästeinformationen und Rechnungen verantwortlich sind. Vorkenntnisse im Umgang mit Computersystemen sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich.

Hauptmerkmal

Das zentrale Merkmal der Hotelsoftware ist das Zimmerjournal, das eine Übersicht über alle Zimmerreservierungen, Belegungen und den Hotelstatus bietet. Die Software ermöglicht eine einfache Navigation zwischen verschiedenen Funktionen, um Reservierungen vorzunehmen, Gäste ein- und auszuchecken und Rechnungen zu verwalten. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können Mitarbeiter schnell auf wichtige Informationen zugreifen und Aktionen durchführen.

Anwendung

Um die Hotelsoftware effektiv zu nutzen, befolgen Sie die nachfolgenden Schritte für die jeweiligen Funktionen. Die Navigation im Zimmerjournal erfolgt über die Schaltflächen „Woche zurück“ und „Woche vorwärts“, mit denen Sie die Zeitleiste verschieben und die Belegung für die vorherige oder nächste Woche einsehen können. Wählen Sie das gewünschte Jahr und den Monat über die entsprechenden Comboboxen aus oder passen Sie das Buchungsdatum direkt an. Zur Bearbeitung einer Reservierung wählen Sie ein Zimmer durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag in der Tabelle des Zimmerjournals aus. Die wichtigsten Funktionen sind im Hauptmenü des Zimmerjournals übersichtlich zusammengefasst und umfassen unter anderem Hotelstatus, Gästeliste, Warteliste, Zimmerpreise, Reservierungssuche sowie weitere Funktionen.

Navigation im Zimmerjournal (Timeline)

Die Navigation im Zimmerjournal erfolgt über folgende Schritte:

• Woche zurück / Woche vorwärts:
  Verwenden Sie diese Schaltflächen, um die Zeitleiste zu verschieben und die Belegung der vorherigen bzw. nächsten Woche anzuzeigen.
• Jahr und Monat auswählen:
  Nutzen Sie die Comboboxen, um das gewünschte Jahr und den gewünschten Monat festzulegen.
• Buchungsdatum ändern:
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchungsdatum ändern“, um das Zimmerjournal auf ein spezifisches Datum zu setzen.
• Reservierung bearbeiten:
  Wählen Sie ein Zimmer durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Tabelleneintrag im Zimmerjournal, um die Reservierung zu bearbeiten.

Informationen im Zimmerjournal

Im Zimmerjournal werden folgende Informationen angezeigt:

•          Heutiges Datum
•          Buchungsdatum
•          Kalenderwoche
•          Wochentag
•          Zimmername
•          Zimmerkategorie
•          Zimmernummer
•          Zimmerstatus: Verfügbar, reserviert oder belegt.
•          Zusätzliche Informationen: Rollstuhlzugänglichkeit, Haustiererlaubnis usw.
  

Belegungssymbole

Die Belegungssymbole geben Auskunft über den Status der Zimmer:

•          R: Reserviert
•          B: Belegt
•          O: Check-out
•          Zusätzliche Symbole: Für verschiedene Arten von Veranstaltern oder besonderen Buchungsbedingungen.

Funktionen der Hotelsoftware

Die Funktionen der Hotelsoftware sind über spezifische Symbole im Zimmerjournal zugänglich. Ein Doppelklick auf eine Zimmer-/Tag-Spalte öffnet das Reservierungsfenster.

Allgemeine Bedienungselemente

•          Drucken: Buttons für das Drucken des Journals oder spezifischer Berichte.
•          Statusanzeigen: Sofortige Informationen über Zimmerbelegungen und Reservierungen.

Das Zimmerjournal

Das Zimmerjournal ist das zentrale Programm für den Empfangsbereich. Hier können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• ·         Zimmer reservieren
• ·         Gäste ein- und auschecken
• ·         Statistische Daten einsehen
• ·         Tische in Restaurants abwickeln

Menüoptionen im Zimmerjournal:

•          Hotelstatus: Übersicht über den Status des gewählten Tages.
•          Gästeliste: Anzeige aller Gäste im Hotel für den gewählten Tag.
•          Warteliste Q-Room: Vormerkung von Gästen bei voller Belegung.
•          Unterbrechen: Automatische oder manuelle Unterbrechungen für Langzeitgäste.
•          Zimmerpreise: Anzeige und Bearbeitung von Zimmerpreisen.
•          Freie Zimmer: Anzeige der verfügbaren Zimmer.
•          Reservierungssuche: Schnelle Navigation zu bestehenden Reservierungen.
•          Gastinformation: Suche nach Gästen und deren Aufenthalten.
•          Meldeschein: Vorbereitung von Meldescheinen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.
•          Verpflegungsliste: Anzeige der Verpflegung für den gewählten Tag.
•          Reinigungsliste: Unterstützung des Reinigungspersonals.
•          Offene Rechnungen: Übersicht über ausstehende Rechnungen. 

Reservierung von Zimmern

Um eine Reservierung vorzunehmen, folgen Sie diesen Schritten:

Felder des Reservierungsfensters:

• •          Abreise: Datum des Check-ins und Check-outs.
  •          Status: Anzeige des Zimmerstatus mit Belegungssymbolen.
  •          Erwachsene/Kinder: Anzahl der Erwachsenen und Kinder im Zimmer.
  •          Veranstalter: Name des Veranstalters, falls vorhanden.
  •          Zimmer: Gewählte Zimmernummer.
  •          Zimmerkategorie: Auswahl der Zimmerkategorie.

Erfassung der Gästeinformationen:

• • 1.     Klicken Sie auf das entsprechende Feld unter "Belegung".
  • 2.     Wählen Sie zwischen:
  •          Adressen Volltextsuche
  •          Adressen Auswahl
  •          Adresse erfassen
  • 1.     Bestätigen Sie die Auswahl.

Einchecken des Gastes:

·         Klicken Sie auf den ICON "STATUS" oder den Button und folgen Sie den Anweisungen.

Löschen der Gastbelegung:

·         Setzen Sie den Eintrag der Belegung auf 0 und aktualisieren Sie die Gastadresse.

Buttons des Reservierungsfensters

•          Tourismussteuer markieren: Erfassung der Tourismussteuer.
•          Spezialangebot buchen: Auswahl und Buchung von Sonderangeboten.
•          Zimmerinformation anzeigen: Informationen für die Hausdamenabteilung. 
•          SMS senden: Versenden einer SMS an den Gast.
•          Info: Zugriff auf das Informationsfenster des Gastes.
•          Kost: Zugriff auf das Fenster zur Verpflegung des Gastes.
•          Rechnungskopie drucken: Aktuelle Rechnung drucken.
•          PDF Rechnungskopie drucken: Aktuelle Rechnung als PDF drucken.
•          Checkin/Checkout: Schalten des Zimmerbelegungsstatus.
•          Zurück: Rückführen des Zimmerbelegungsstatus.
•          Meldeschein drucken: Drucken des Meldescheines

Menüoptionen

•          Anreisedatum ändern: Anpassungen bei geänderten Reiseplänen.
•          Stornieren: Stornierung von Reservierungen.
•          Rechnung drucken: Drucken von Rechnungen.
•          Zahlungsweg ändern: Änderung des Zahlweges einer Rechnung.
•          Reservierung: Druck, E-Mail oder Fax von Reservierungen.
•          Adressen: Erfassen und Verwalten von Adressen.
•          Parken: Reservierungen parken, um Zimmer frei zu machen.
•          Sendejournal: Übersicht über gesendete E-Mails und Faxe.
•          Zusatzleistungen & Gebühren: Hinzufügen von Gebühren oder Leistungen.
•          Freie Zimmer: Anzeige der freien Zimmer.
•          Zimmer tauschen: Funktion zum Wechseln von Zimmern.
•          Gastkonto: Anzeige aller offenen Rechnungen des Gastes.
•          Rechnungen senden: Versenden von Rechnungen als PDF.

 Zusatzfunktionen

·         No Show

Beispiel

Angenommen, ein Gast möchte ein Zimmer reservieren. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie das Zimmerjournal und navigieren Sie zum gewünschten Datum.
2. Klicken Sie auf die entsprechende Zimmer-/Tag-Spalte, um das Reservierungsfenster zu öffnen.
3. Geben Sie die erforderlichen Gästeinformationen ein (Erwachsene, Kinder, Zimmernummer, etc.).
4. Klicken Sie auf "Checkin/Checkout", um den Gast einzuchecken.
5. Drucken Sie bei Bedarf den Meldeschein oder die Reservierungsbestätigung.

Vorteile

Die Verwendung der Hotelsoftware bietet mehrere Vorteile:

• Effizienz: Schneller Zugriff auf alle relevanten Informationen und Funktionen.
• Übersichtlichkeit: Klare Darstellung des Hotelstatus und der Zimmerbelegungen.
• Flexibilität: Anpassung von Reservierungen und Zimmerpreisen in Echtzeit.
• Rechtssicherheit: Unterstützung bei der Erfüllung von Meldepflichten gemäß dem Bundesmeldegesetz.
• Zusatzfunktionen: Möglichkeit zur Verwaltung von Zusatzleistungen und Gebühren.

Fehlerbeschreibung und Lösung

Trotz der Benutzerfreundlichkeit der Software können gelegentlich Fehler auftreten. Hier sind einige häufige Probleme und Lösungen:

•          Problem: Das Zimmerjournal zeigt keine verfügbaren Zimmer an.
•          Lösung: Überprüfen Sie die Filtereinstellungen und stellen Sie sicher, dass das richtige Datum ausgewählt ist.
•          Problem: Fehler bei der Eingabe von Gästeinformationen.
•          Lösung: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind und keine ungültigen Daten eingegeben wurden.
•          Problem: Die Software reagiert nicht auf Eingaben.
•          Lösung: Überprüfen Sie die Internetverbindung oder starten Sie die Software neu.

Zusammenfassung

Die Hotelsoftware im Bereich Empfang ist ein leistungsfähiges Tool, das den Mitarbeitern an der Rezeption hilft, Reservierungen effizient zu verwalten, Gäste ein- und auszuchecken und Rechnungen zu erstellen. Mit einer klaren Benutzeroberfläche und umfassenden Funktionen bietet die Software eine zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben im Empfangsbereich. Bei Fragen oder Problemen können Sie die Fehlerbeschreibung und Lösungen in diesem Handbuch zurate ziehen oder sich an den technischen Support wendenFormularb