FAQs – Schwarzenbach Hotelsoftware

🔹 Allgemeine Fragen

Was ist die Schwarzenbach Hotelsoftware?

Die Schwarzenbach Hotelsoftware ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Hotels, Pensionen und Ferienunterkünften. Sie unterstützt Prozesse wie Buchungen, Check-in/Check-out, Rechnungsstellung, Gästeverwaltung und Reporting.

Für wen ist die Software geeignet?

Die Software ist ideal für:

• Kleine Hotels & Boutique-Hotels
• Pensionen & Gasthöfe
• Ferienwohnungen & Aparthotels
• Hotelketten mit mehreren Standorten

Ist die Software lokal installierbar?

Die Schwarzenbach Hotelsoftware ist in folgenden Varianten verfügbar:

• Einplatzversion: Installation auf einem eigenen Computer
• Multiuser-Version: Installation auf einem eigenen Server
• KI-Assistent: Unterstützung bei der Installation

Auf welchen Geräten kann ich die Software nutzen?

Die Software funktioniert auf:

• Desktop-PCs (Windows, Mac und Linux)
• Server-/Client-Systemen mit gemischtem Betrieb
• Tablets
• Smartphones (mit eingeschränktem Funktionsumfang)

🔹 Buchung & Reservierung

Kann ich Online-Buchungen integrieren?

Ja, die Software bietet:

• Integration eines Buchungswidgets für Ihre Website
• Synchronisation mit Buchungsplattformen (Channel Manager)
• Echtzeit-Verfügbarkeiten

Unterstützt die Software mehrere Buchungskanäle?

Ja, die Software kann mit gängigen Plattformen verbunden werden. Dadurch können:

• Doppelbuchungen vermieden werden
• Preise automatisch synchronisiert werden

Kann ich Preise anpassen?

Ja, es gibt Funktionen für:

• Saisonpreise
• Last-Minute-Angebote
• Daily Price (automatisch)
• Dynamische Preise (automatisch über den Channel-Service)
• Individualpreise / Sonderpreise (pro Gast oder Firma)
• Normalpreise

🔹 Gästeverwaltung

Welche Gästedaten werden gespeichert?

Typische Daten sind:

• Name, Adresse und Kontaktdaten
• Aufenthaltsverlauf
• Präferenzen (z. B. Zimmerwünsche)

Ist die Software DSGVO-konform?

Ja, die Software erfüllt die Anforderungen der DSGVO:

• Datenspeicherung innerhalb der EU
• Zugriffskontrollen
• Lösch- und Exportfunktionen

Ist ein Abo erforderlich?

Nein. Warum jeden Monat zahlen, wenn Sie die Software einmal besitzen können?

Holen Sie sich vollen Zugriff – ohne Abo und ohne Folgekosten.

Die Lizenz hat keine monatliche Lizenzgebühr.

Aber:

Es können optionale laufende Servicekosten entstehen.

Kann ich Stammgäste verwalten?

Ja, mit Funktionen wie:

• Gästehistorie

🔹 Check-in & Check-out

Gibt es eine digitale Check-in-Funktion?

Ja:

• Gäste können vorab online einchecken
• Quick Check-in
• Digitaler Meldeschein
• Reduzierte Wartezeiten an der Rezeption

Kann ich Rechnungen automatisch erstellen?

Ja, die Software erstellt:

• Automatische Rechnungen beim Check-out
• Anpassbare Rechnungslayouts

Unterstützt die Software Self-Check-in?

Optional ja, in Kombination mit:

• Schlüsselkartensystemen
• Türcodes oder Smart Locks

🔹 Zahlungsabwicklung

Welche Zahlungsmethoden werden unterstützt?

• Kreditkarten
• EC-/Debitkarten
• Online-Zahlungen
• Barzahlung
• Überweisung

Ist eine Anbindung an Zahlungsanbieter möglich?

Die Hotelsoftware unterstützt die direkte Anbindung bestimmter Kartenterminals. Eine allgemeine Schnittstelle zu beliebigen Payment-Providern ist derzeit nicht vorgesehen.“

🔹 Reporting & Analyse

Welche Berichte sind verfügbar?

• Umsatzberichte
• Auslastungsstatistiken
• Jahresvergleiche
• Tagesabschlüsse
• Hochrechnungen
• Allgemeine Geschäftsentwicklung
• Buchungsverhalten
• Voraussichtlicher Jahresumsatz
• Leistungen (erzielte Umsätze pro Artikel)
• Sonderpreise (erzielte Umsätze)
• Endabrechnungen
• Kassenabschlüsse
• Arbeitsvorbereitung

Kann ich individuelle Reports erstellen?

Nein, benutzerdefinierte Reports sind nicht möglich.

🔹 Integration & Schnittstellen

Gibt es Schnittstellen zu anderen Systemen?

Ja, zum Beispiel:

• Buchungsplattformen (OTA & DIRS21)
• Buchhaltungssoftware
• Kassensysteme (POS)
• Schließsysteme
• Telefonanlagen
• TV-Anlagen
• TSE (Cryptovision & Diebold Nixdorf), RT und RKSV
• Smarte Heizungssteuerung
• Kreditkartenterminals
• Ausweis- und Unterschriftsscanner (digitaler Meldeschein)
• E-Mail
• Getränkeanlagen
• Smart Minibar

Ist Datenmigration beim Wechsel der Software möglich?

Ja. Wir können Ihre Daten beim Wechsel zu unserer Hotelsoftware übernehmen – vorausgesetzt, eine kurze Prüfung zeigt, dass alle Daten korrekt übertragen werden können.

Kann ich die Software mit meiner Website verbinden?

Ja, inklusive:

• Buchungsmaske
• API-Schnittstellen

Kann ich die Software von überall erreichen?

Ja! Mit unserer Self-Hosted Hotelsoftware behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Daten. Die Lösung läuft direkt auf Ihrem eigenen Server oder PC vor Ort und ist sicher über VPN von überall zugänglich.

Anders als bei Cloud-Lösungen bleiben Ihre Daten vollständig in Ihrem Hotel – ohne externe Speicherung oder Abhängigkeit von fremden Servern.

Dank verschlüsseltem VPN-Zugriff können Sie jederzeit auf Buchungen, Rechnungen, Reports und Auswertungen zugreifen – egal, ob Sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind. So behalten Sie stets den Überblick über Auslastung, Preise und Umsatz, ohne Kompromisse bei Datenschutz und Sicherheit.

Unsere Self-Hosted-Lösung eignet sich für Hotels jeder Größe: vom Boutique-Hotel über Pensionen bis hin zu Hotelketten. Sie profitieren von schneller Performance, flexibler Skalierbarkeit und automatisierten Abläufen, die Ihren Arbeitsalltag deutlich erleichtern.

Erleben Sie, wie einfache Bedienung, maximale Datensicherheit und vollständige Kontrolle über Ihre Software zusammenkommen. Testen Sie unsere Hotelsoftware jetzt risikofrei und steigern Sie Ihre Direktbuchungen – während Ihre Daten immer bei Ihnen bleiben.

🔹 Benutzerverwaltung

Können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten?

Ja, mit Suite Advanced:

• Mehrbenutzerzugang
• Rollen- und Rechteverwaltung

Kann ich Zugriffsrechte einschränken?

Ja:

• Individuelle Rollen (z. B. Rezeption, Management)
• Zugriff nur auf relevante Funktionen

🔹 Sicherheit

Wie sicher sind meine Daten?

• Verschlüsselte Datenübertragung
• Regelmäßige Backups
• NAS, zweiter Server, USB oder SSD

Was passiert bei einem Systemausfall?

Bei einem Rechnerausfall, beispielsweise durch einen Stromausfall, einen technischen Defekt oder eine Beschädigung von Dateien, ist es entscheidend, dass die für die Hotelsoftware benötigten Daten schnell wieder verfügbar sind.

Automatische Wiederherstellung der Indexdateien

Die Schwarzenbach Hotelsoftware verwendet Indexdateien, um einen schnellen Zugriff auf die Hoteldaten zu ermöglichen.

Für diese Indexdateien besteht eine redundante Absicherung. Wird eine Indexdatei durch einen technischen Fehler beschädigt oder ist sie nach einem Rechnerausfall nicht mehr verfügbar, kann sie automatisch wiederhergestellt werden.

Die eigentlichen Hoteldaten bleiben dabei erhalten. Die benötigten Indexdateien können aus dem vorhandenen Datenbestand erneut aufgebaut werden. Dadurch muss ein Defekt einer Indexdatei nicht zu einem Verlust der zugrunde liegenden Hoteldaten führen.

Diese automatische Wiederherstellung ist insbesondere bei einem Rechner- oder Systemausfall von Bedeutung und trägt dazu bei, dass die Hotelsoftware nach einem technischen Problem schnell wieder einsatzfähig ist.

Zusätzliches Autobackup

Unabhängig von der automatischen Wiederherstellung der Indexdateien werden die Hoteldaten zusätzlich über das zeitgesteuerte Autobackup auf ein NAS-Gerät gesichert.

Damit stehen zwei unterschiedliche Sicherheitsmechanismen zur Verfügung:

• Indexdateien: automatische Wiederherstellung bei Beschädigung oder Ausfall
• Autobackup: zusätzliche Sicherung der Hoteldaten auf einem NAS-Gerät

So sind sowohl die schnelle Wiederherstellung der für die Verarbeitung benötigten Indexdateien als auch die zusätzliche Sicherung der Hoteldaten berücksichtigt.

🔹 Support & Service 

Gibt es einen Kundensupport?

Ja:

• E-Mail-Support
• Telefonischer Support
• Support mit RustDesk (Remote Support)
• Videokonferenzen

Gibt es Schulungen?

Ja:

• Individuelle Schulungen

🔹 Kosten & Lizenz

Wie viel kostet die Software?

Die Kosten hängen ab von:

• Einplatzsystem oder Mehrplatzsystem
• Funktionsumfang
• Gewähltem Paket

Gibt es eine kostenlose Testversion?

Ja, eine Testphase ist verfügbar.

Gibt es Vertragslaufzeiten?

• Keine festen Vertragslaufzeiten
• Individuelle Serviceverträge für größere Betriebe

🔹 Erweiterungen & Funktionen

Kann die Software erweitert werden?

Ja, durch:

• Zusatzmodule
• API-Integrationen
• Individuelle Anpassungen

Unterstützt die Software Housekeeping?

Ja:

• Zimmerstatus in Echtzeit
• Reinigungspläne
• Facility Management (Haustechnik / Reparaturen)

Gibt es eine mobile App für Smartphone oder Tablet?

Nein – eine zusätzliche App ist nicht erforderlich.

Über den sicheren VPN-Zugriff nutzen Sie die Suite direkt auf Ihrem Tablet oder Smartphone.

• Komplette Suite auf Tablets unterwegs
• Check-in & Check-out – eingeschränkt auch auf Smartphones
• Zimmerstatus jederzeit mobil abrufbar
• Keine Installation einer zusätzlichen App erforderlich

🔹 Technische Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

• Kleine Betriebe: wenige Stunden
• Größere Hotels: 1–3 Tage

Werden Updates automatisch durchgeführt?

• Suite Junior-Version: Updates erfolgen optional per manuellem Update.
• Suite Advanced (Server-/Client-Version): Updates erfolgen über Fernwartung.

Brauche ich spezielle Hardware?

Nein, ein normaler Computer mit Internetzugang reicht aus.