Tutorial: Reception
Benvenuti alla guida per l'utilizzo del software alberghiero per la reception. Questo manuale fornisce istruzioni complete sull'uso del software, in particolare per la creazione di offerte, prenotazioni, gestione delle fatture e delle prenotazioni. L'obiettivo è facilitare l'utilizzo del software e fornire tutte le informazioni necessarie per garantire un flusso di lavoro efficiente alla reception.
Destinatari
Questa guida è rivolta al personale di reception degli hotel che lavora con il software alberghiero. Include receptionist, manager e altre persone responsabili della gestione di prenotazioni, informazioni sugli ospiti e fatture. La conoscenza pregressa dei sistemi informatici è un vantaggio, ma non è strettamente necessaria.
Caratteristica principale
La caratteristica centrale del software alberghiero è il giornale delle camere, che offre una panoramica di tutte le prenotazioni, le occupazioni e lo stato dell'hotel. Il software consente una facile navigazione tra le diverse funzioni per effettuare prenotazioni, registrare l'arrivo e la partenza degli ospiti e gestire le fatture. L'interfaccia utente intuitiva consente al personale di accedere rapidamente a informazioni importanti ed eseguire azioni.
Applicazione
Per utilizzare efficacemente il software alberghiero, seguire i passaggi seguenti per le rispettive funzioni. La navigazione nel giornale delle camere avviene tramite i pulsanti "Settimana precedente" e "Settimana successiva", che consentono di spostare la timeline e visualizzare l'occupazione della settimana precedente o successiva. Selezionare l'anno e il mese desiderati tramite le apposite caselle combinate o adattare direttamente la data di prenotazione. Per modificare una prenotazione, selezionare una camera con un doppio clic sulla voce corrispondente nella tabella del giornale delle camere. Le funzioni più importanti sono riassunte chiaramente nel menu principale del giornale delle camere e includono tra l'altro stato dell'hotel, lista ospiti, lista d'attesa, prezzi delle camere, ricerca prenotazioni e altre funzioni.
Navigazione nel giornale delle camere (Timeline)
La navigazione nel giornale delle camere avviene seguendo questi passaggi:
-
Settimana precedente / Settimana successiva:
Utilizzare questi pulsanti per spostare la timeline e visualizzare l'occupazione della settimana precedente o successiva. -
Selezionare anno e mese:
Utilizzare le caselle combinate per impostare l'anno e il mese desiderati. -
Modificare la data di prenotazione:
Fare clic sul pulsante "Modificare la data di prenotazione" per impostare il giornale delle camere su una data specifica. -
Modificare la prenotazione:
Selezionare una camera con un doppio clic sulla voce corrispondente nella tabella del giornale delle camere per modificare la prenotazione.
Informazioni nel giornale delle camere
Nel giornale delle camere vengono visualizzate le seguenti informazioni:
- Data odierna
- Data di prenotazione
- Settimana del calendario
- Giorno della settimana
- Nome della camera
- Categoria della camera
- Numero della camera
- Stato della camera: Disponibile, prenotata o occupata.
-
Informazioni aggiuntive: Accessibilità per sedie a rotelle, animali domestici ammessi, ecc.
Simboli di occupazione
I simboli di occupazione forniscono informazioni sullo stato delle camere:
- R: Prenotata
- B: Occupata
- O: Check-out
- Simboli aggiuntivi: Per diversi tipi di organizzatori o condizioni di prenotazione speciali.
Funzioni del software alberghiero
Le funzioni del software alberghiero sono accessibili tramite specifici simboli nel giornale delle camere. Un doppio clic su una colonna camera/giorno apre la finestra di prenotazione.
Elementi di controllo generali
- Stampa: Pulsanti per la stampa del giornale o di rapporti specifici.
- Indicatori di stato: Informazioni immediate sulle occupazioni delle camere e sulle prenotazioni.
Il giornale delle camere
Il giornale delle camere è il programma centrale per la reception. Qui è possibile eseguire le seguenti azioni:
- · Prenotare camere
- · Registrare l'arrivo e la partenza degli ospiti
- · Consultare dati statistici
- · Gestire i tavoli nei ristoranti
Opzioni del menu nel giornale delle camere:
- Stato dell'hotel: Panoramica sullo stato del giorno selezionato.
- Lista ospiti: Visualizzazione di tutti gli ospiti dell'hotel per il giorno selezionato.
- Lista d'attesa Q-Room: Annotazione degli ospiti in caso di piena occupazione.
- Interrompere: Interruzioni automatiche o manuali per ospiti a lungo termine.
- Prezzi delle camere: Visualizzazione e modifica dei prezzi delle camere.
- Camere libere: Visualizzazione delle camere disponibili.
- Ricerca prenotazioni: Navigazione rapida alle prenotazioni esistenti.
- Informazioni ospiti: Ricerca di ospiti e dei loro soggiorni.
- Scheda di notifica: Preparazione delle schede di notifica per l'adempimento degli obblighi legali.
- Lista vitto: Visualizzazione del vitto per il giorno selezionato.
- Lista pulizie: Supporto al personale di pulizia.
- Fatture aperte: Panoramica delle fatture in sospeso.
Prenotazione di camere
Per effettuare una prenotazione, seguire questi passaggi:
Campi della finestra di prenotazione:
-
- Partenza: Data di check-in e check-out.
- Stato: Visualizzazione dello stato della camera con simboli di occupazione.
- Adulti/Bambini: Numero di adulti e bambini nella camera.
- Organizzatore: Nome dell'organizzatore, se presente.
- Camera: Numero di camera selezionato.
- Categoria di camera: Selezione della categoria di camera.
Acquisizione delle informazioni sull'ospite:
-
- 1. Fare clic sul campo corrispondente sotto "Occupazione".
- 2. Scegliere tra:
- Ricerca completa indirizzi
- Selezione indirizzi
- Registra indirizzo
- 1. Confermare la selezione.
Check-in dell'ospite:
· Fare clic sull'ICON "STATO" o sul pulsante e seguire le istruzioni.
Eliminazione dell'occupazione ospite:
· Impostare l'occupazione a 0 e aggiornare l'indirizzo dell'ospite.
Pulsanti della finestra di prenotazione
- Contrassegna tassa di soggiorno: Acquisizione della tassa di soggiorno.
- Prenota offerta speciale: Selezione e prenotazione di offerte speciali.
- Mostra informazioni camera: Informazioni per il reparto pulizie.
- Invia SMS: Invio di un SMS all'ospite.
- Info: Accesso alla finestra delle informazioni dell'ospite.
- Pasto: Accesso alla finestra per la gestione dei pasti dell'ospite.
- Stampa copia fattura: Stampa della fattura corrente.
- Stampa copia fattura PDF: Stampa della fattura corrente in formato PDF.
- Check-in/Check-out: Commutazione dello stato di occupazione della camera.
- Indietro: Ripristino dello stato di occupazione della camera.
- Stampa scheda di notifica: Stampa della scheda di notifica
Opzioni di menu
- Modifica data di arrivo: Modifiche in caso di piani di viaggio cambiati.
- Annulla: Annullamento delle prenotazioni.
- Stampa fattura: Stampa delle fatture.
- Modifica metodo di pagamento: Modifica del metodo di pagamento di una fattura.
- Prenotazione: Stampa, e-mail o fax delle prenotazioni.
- Indirizzi: Registrazione e gestione degli indirizzi.
- Parcheggio: Parcheggia le prenotazioni per liberare le camere.
- Registro invii: Panoramica delle e-mail e dei fax inviati.
- Servizi aggiuntivi & tasse: Aggiunta di tasse o servizi.
- Camere libere: Visualizzazione delle camere disponibili.
- Scambia camera: Funzione per cambiare camera.
- Conto ospite: Visualizzazione di tutte le fatture aperte dell'ospite.
- Invia fatture: Invio delle fatture in formato PDF.
Funzioni aggiuntive
· No Show
Esempio
Supponiamo che un ospite desideri prenotare una camera. Procedere come segue:
- Aprire il registro delle camere e navigare alla data desiderata.
- Fare clic sulla colonna camera/giorno corrispondente per aprire la finestra di prenotazione.
- Inserire le informazioni richieste dell'ospite (adulti, bambini, numero di camera, ecc.).
- Fare clic su "Check-in/Check-out" per registrare l'ospite.
- Se necessario, stampare la scheda di notifica o la conferma di prenotazione.
Vantaggi
L'utilizzo del software alberghiero offre numerosi vantaggi:
- Efficienza: Accesso rapido a tutte le informazioni e funzioni pertinenti.
- Chiarezza: Chiara visualizzazione dello stato dell'hotel e delle occupazioni delle camere.
- Flessibilità: Adattamento delle prenotazioni e delle tariffe delle camere in tempo reale.
- Sicurezza giuridica: Supporto nell'adempimento degli obblighi di registrazione ai sensi della legge federale sulla registrazione.
- Funzioni aggiuntive: Possibilità di gestire servizi aggiuntivi e tariffe.
Descrizione e soluzione degli errori
Nonostante la facilità d'uso del software, occasionalmente possono verificarsi errori. Ecco alcuni problemi comuni e le relative soluzioni:
- Problema: Il registro delle camere non mostra camere disponibili.
- Soluzione: Verificare le impostazioni del filtro e assicurarsi che sia selezionata la data corretta.
- Problema: Errore nell'inserimento delle informazioni sull'ospite.
- Soluzione: Assicurarsi che tutti i campi obbligatori siano compilati correttamente e che non siano stati inseriti dati non validi.
- Problema: Il software non risponde agli input.
- Soluzione: Verificare la connessione a Internet o riavviare il software.
Riepilogo
Il software alberghiero per la reception è uno strumento potente che aiuta il personale della reception a gestire in modo efficiente le prenotazioni, a effettuare il check-in e il check-out degli ospiti e a generare le fatture. Con un'interfaccia utente chiara e funzionalità complete, il software offre un punto di riferimento centrale per tutte le attività della reception. Per domande o problemi, è possibile consultare la descrizione degli errori e le soluzioni in questo manuale o contattare il supporto tecnico del modulo.