Suite Advanced

Hotelmanagement so effizient & einfach wie nie zuvor.
Viele Betriebe arbeiten bereits erfolgreich mit unserer innovativen Hotelsoftware – einem der modernsten Hotelprogramme am Markt.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• ✅ Keine monatlichen Gebühren
• ✅ E-Rechnung integriert (PDF-Hybrid & X-Rechnung – seit 2025 Pflicht im B2B-Bereich)
• ✅ TSE-Schnittstelle vorhanden (Cryptovision & Diebold Nixdorf – seit 2022 Pflicht)
• ✅ Bis 2000 Zimmer
• ✅ Multi-Tenant System
• ✅ Mehrsprachig
• ✅ Multi-User System (Unbegrenzt gleichzeitige Benutzer)

🏨 Technische Gesamtbeschreibung

📑 Inhaltsverzeichnis

🏢 Verwaltung & Strategie

1. Unternehmenshistorie & Systemreife
2. Systemphilosophie & Positionierung

🏗️ Technik & Architektur

3. Systemarchitektur & Technologie
4. Schnittstellen & Systemintegration
5. Sicherheit, Datenschutz & Rechtskonformität
6. Plattformunabhängigkeit & Skalierbarkeit

🖥️ Frontoffice & operative Prozesse

4. Frontoffice – Operative Prozesssteuerung
5. Channel Management
6. Housekeeping & Haustechnik
7. Registrierkasse
8. Termine & Notizen
9. Benutzerverwaltung, Passwort- & Rechteverwaltung
10. Ticket-Tool (optional)
11. Quick Check-in & digitaler Meldeschein (optional)
12. Online Booking (optional)

💳 Finanzen & Controlling

5. Finanzwesen, Kasse & E-Rechnung
6. Controlling, Statistik & Behördenkommunikation
7. Digitale Zeiterfassung (optional)

🌐 Marketing & Kundenbindung

12. Newsletter-System
13. CRM, Marketing & Kundenbindung (optional)

📦 Warenwirtschaft & Logistik

14. Warenwirtschaft (WaWi, optional)
15. Lieferung, Lizenzierung & Support

1. 🏢 Unternehmenshistorie & Systemreife

Die Hotelsoftware Schwarzenbach ist das Ergebnis einer über Jahrzehnte gewachsenen Entwicklungsarbeit im Hotel- und Gastronomiemanagement.

🕰 Entwicklungszeit & Markteinführung:

• 📅 Erste produktive Inbetriebnahme: 2001
• 🛠 Kontinuierliche Entwicklungsdauer: 25 Jahre
• 🔄 Laufende gesetzliche und technologische Anpassungen

Vorteile der langjährigen Entwicklungsphase:

• Praxiserprobte und optimierte Prozesse
• Funktionen basierend auf realen Hotelanforderungen
• Hohe Stabilität und Performance über viele Systemgenerationen
• Investitionssicherheit für Betreiber

Technische Merkmale:

• Mandantenbetrieb mit getrennten Datenbeständen
• Paralleler Mehrbenutzerzugriff mit zentraler Datenverwaltung
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche (Multilanguage)
• Plattformunabhängig unter macOS, Windows und Linux
• Heterogener Netzwerkbetrieb mit verschiedenen Clients unterstützt

2. 🎯 Systemphilosophie & Positionierung

Zielgruppen:

• Einzelhotels
• Mittelständische Hotelbetriebe
• Hotelketten
• Gastronomiebetriebe mit Beherbergung
• Veranstaltungs- und Seminarhäuser

Ziele:

• Vollständige digitale Abbildung aller betrieblichen Kernprozesse
• Keine Medienbrüche oder redundante Dateneingaben

Grundprinzipien:

• Modularität
• Effizienzsteigerung
• Automatisierung
• Rechtskonformität
• Nachhaltigkeit (papierarme Prozesse)

3. 🏗️ Systemarchitektur & Technologie

3.1 Architekturmodell

Unterstützte Betriebsarten:

• Einzelplatzlösung (Standalone)
• Client-Server-Architektur (Two-Tier)
• Webzugriff über gesicherte Verbindung
• Betrieb auf lokalem Server oder in der Cloud
• VPN (verschlüsselte Netzwerkverbindung)
• Multi-Hotel-Management-System – Multi-Tenant

3.2 Server-Modul „Datenserver 2T“

• Zentrale Datenverarbeitung
• Reduzierter Netzwerkverkehr
• Hohe Performance im Mehrbenutzerbetrieb
• Vermeidung von Indexbeschädigungen
• Gleichbleibende Geschwindigkeit bei Dateireorganisation

4. 🖥️ Frontoffice – Operative Prozesssteuerung

4.1 Zimmerjournal

• Zimmerbezogene Ansicht: Tooltip zeigt Gastinformationen bei Mouseover
• Kategorien bezogene Ansicht: Übersicht nach Kategorien

4.2 Reservierungsmanagement

Funktionen:

• Einzel- & Gruppenreservierungen, Tentativ-Buchungen, Wartelisten
• Abrechnung: Einzel-, Sammel- & Gruppenrechnungen, Zusatzleistungen, Tourismussteuer
• Preismanagement: Flexible Preisdefinition, automatisierte Logik, saisonal und nach Aufenthaltsdauer
• Buchungsänderungen: Zimmerwechsel, Gastumzug, Belegungsunterbrechung
• Datenmanagement: Buchungsdaten parken, freie Kost & Logis
• Arrangements & Zusatzleistungen
• SMS-Informationen an Gäste

4.3 Check-in / Check-out

• Quick-Check-In
• Digitaler Meldeschein
• Self-Check-in-Unterstützung
• Rechnungsversand per E-Mail
• Übergabe an Kreditkartenterminal

4.4 Listen & Auswertungen

• Über 154 Standardlisten: Anreiselisten, Gästelisten, Reinigungsliste, Verpflegungsliste, Umsatzübersichten, Jahresprognosen, Stornolisten

5. 💳 Finanzwesen, Kasse & E-Rechnung

5.1 Integriertes Kassensystem

• Hotel- und Gastronomiekasse
• Zimmerbelastungen, Z-Abschlag, Postbuch & Fundbuch
• Digitales Kassenbuch, TSE-Integration (Cryptovision, Diebold Nixdorf)

5.2 Elektronische Rechnungen

• PDF-Hybrid (ZUGFeRD), X-Rechnung, klassische PDF-Rechnung

5.3 📊 Yield-Modul

• Kapazitätssteuerung zur Ertragsmaximierung pro Einheit (Revenue Management)

6. 📊 Controlling, Statistik & Behördenkommunikation

• Finanzcontrolling: Umsatzsteuer, Offene-Posten, Rechnungsjournal, Tages-/Monatsabschlüsse, Jahreshochrechnung
• Elektronische Meldungen an statistische Landesämter & Bundesamt

7. 🌐 Channel Management

• Automatisierte PMS-Anbindung an DIRS21
• Synchronisation: Verfügbarkeit, dynamische Preise möglich, Buchungen in Echtzeit
• Vorteile: Keine Überbuchungen, Zeitersparnis, Effizienzsteigerung

8. 🛏️ Housekeeping & Haustechnik

• Digitale Zimmerstatusverwaltung
• Aufgabenplanung, Mitarbeiterzuweisung
• Wartungsmeldungen, Verbrauchsmaterialverwaltung
• Echtzeit-Statusüberwachung

9. 🖥️🧾 Registrierkasse

• Touchscreen- oder Tastaturbedienung
• Flexible Zahlungsarten (bar, Karte, Split, Zimmerbelastung)
• Automatische Belege & Rechnungen
• Geeignet für Hotel, Lounge & Bar

10. 📅 Termine & Notizen

• Digitaler Kalender, To-do-Listen, wiederkehrende Ereignisse
• Volltextsuche & strukturierte Notizen
• Zugriff über Computer, Smartphone oder Tablet

11. 👤 Benutzerverwaltung, Passwort- & Rechteverwaltung

• Separate Benutzerkonten
• Rollenbasierte Rechtevergabe: Admin, Manager, Rezeption, Housekeeping
• Passwortschutz & verschlüsselte Daten
• Optional: Sichtbarkeit, Bearbeitungs- & Druckrechte pro Modul

12. ✉️ Newsletter-System

• DSGVO-konform
• B2B- & B2C-Marketing

13. 🤝 CRM & Marketing (optional)

13.1 CRM-Funktionalität

• 360°-Gästeprofil
• Historie & Präferenzen
• Angebotsmanagement, Veranstalter- & Busunternehmensverwaltung
• Automatisierte E-Mail-Kommunikation

14. 📦 Warenwirtschaft (WaWi, optional)

• Lagerverwaltung, Wareneingang & -ausgang
• Inventur per Handscanner
• Rezeptverwaltung, Rohaufschlagskalkulation
• Automatische Bestellvorschläge
• Integration mit Restaurant- und Minibarumsätzen

15. ⏱ Digitale Zeiterfassung (optional)

• Arbeitszeiterfassung, Einzel- & Monatsberichte
• Schichtunterbrechungen & Verdienstberechnung
• Rechtsgrundlagen: Bundesarbeitsgericht, Europäischer Gerichtshof
• Geeignet für Minijob

16. 🎫 Ticket-Tool (optional)

• Verwaltung & Druck von Eintrittskarten, Gutscheinen, Kombikarten
• Flexible Gestaltung, Treueprogramme & Kundenbindung
• Übersicht und Zutrittskontrolle

17. 🔐 Quick Check-in & Digitaler Meldeschein (optional)

• Webbasierter Online-Check-in
• Digitale Erfassung melde relevanter Gästedaten
• Automatisierte Datenübermittlung, Validierung Pflichtfelder
• Verschlüsselte Datenübertragung, DSGVO-konform

18. 🌐 Online-Buchung (optional)

• Webanwendung für Homepage, mobil optimiert
• 24/7 Verfügbarkeit, Echtzeit-Synchronisation
• Automatische Bestätigungen, Kreditkartengarantie möglich
• Modernes Online-Booking-Tool: mobil optimiert

19. 🔗 Schnittstellen & Systemintegration

• Telefonanlagen, Schließanlagen, SMS-/Fax-Systeme
• Externe Kassensysteme (Vectron, NCR)
• TV-Anlagen, Mailserver-Modul (automatischer E-Mail-Import für Reservierungen)

20. 🔐 Sicherheit, Datenschutz & Rechtskonformität

• Standards: DSGVO, GoBD, TSE, RKSV, E-Rechnung
• Verschlüsselte Datenübertragung, Benutzerrechteverwaltung, Passwortschutz, Mandantenfähigkeit

21. 🌍 Plattformunabhängigkeit & Skalierbarkeit

• Windows, macOS, Linux, Unix
• Mehrsprachig, unbegrenzte gleichzeitige Benutzer
• Bis 2000 Zimmer, Touchscreen-Unterstützung, Cloud fähig
• Skalierbar für Hotelketten

22. 🚚 Lieferung, Lizenzierung & Support

• Digitale Lieferung innerhalb 48 Stunden
• 3 Wochen Testversion
• 3 Monate kostenloser Support
• Hilfe bei der Installation
• Lizenzverkauf gemäß Richtlinie 2009/24/EG

🏁 Gesamteinschätzung

Die Hotelsoftware Schwarzenbach ist eine seit 2001 produktiv eingesetzte, über 25 Jahre kontinuierlich entwickelte und optimierte Hotelmanagementlösung.

Merkmale:

• Technologische Reife
• Hohe Prozessabdeckung
• Umfassende Rechtskonformität
• Nachhaltige Digitalisierung
• Zukunftssichere Skalierbarkeit

Fazit: Bewährtes System mit jahrzehntelanger Entwicklungs- und Praxiserfahrung für professionelles Hotelmanagement.

📩 Schreiben Sie uns – wir beantworten gerne Ihre Fragen.

💡 Farbcodierte Bereiche für schnellen Überblick

• 🏢 Verwaltung & Strategie
• 🏗️ Technik & Architektur
• 🖥️ Frontoffice & operative Prozesse
• 💳 Finanzen & Controlling
• 🌐 Marketing & Kundenbindung
• 📦 Warenwirtschaft & Logistik